6 astuces pour une gestion du changement réussie

Trouver la bonne agence de voyages corporative pour votre entreprise est crucial pour la réussite de votre programme de voyages. Mais une fois le processus de sélection achevé, comment assurer une transition en douceur entre votre agence actuelle et votre nouveau partenaire tout en minimisant les impacts sur vos voyageurs ? 

Avec des délais à respecter, des solutions techniques à concevoir et des réseaux complexes de parties prenantes à gérer, le processus de mise en œuvre peut souvent sembler une tâche complexe avant même d’avoir commencé. Heureusement, il n’est pas nécessaire que ce soit un processus douloureux. Après tout, l’implantation de votre nouvelle agence de voyages corporative est une véritable opportunité d’améliorer votre programme de voyages.  

Au fil des années, nous avons vu ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et les erreurs courantes en matière de transition d’une agence à une autre. Pour vous aider à gérer ce processus de changements, nous avons rassemblé nos apprentissages et nos meilleurs conseils pour une implantation réussie. 

Six conseils pour votre transition vers une nouvelle agence de voyages corporative 

1. Faire participer les acteurs et les marchés régionaux

Lorsque vous vous embarquez à l’échelle mondiale, en particulier si vous consolidez des marchés pour la première fois, il est essentiel d’impliquer vos acteurs régionaux. Au minimum, vous devez comprendre comment vos marchés clés fonctionneront et comment ils recevront les changements. Mais pour donner à votre transition les meilleures chances de succès et éviter des problèmes coûteux ou longs à résoudre plus tard, vous avez besoin d’une équipe sur le terrain qui parle la langue locale, comprend les différences culturelles et peut se faire l’avocat de la cause. Pour qu’une organisation réussisse son changement et sa transition vers une nouvelle agence, il est essentiel que les parties prenantes acceptent d’abord le changement, puis l’adoptent. Le fait d’avoir ces défenseurs sur le terrain dans tous vos marchés ouvrira la voie à une mise en œuvre réussie. 

2. Adoptez une vision globale

Bien que la transition vers une nouvelle agence puisse sembler être un projet isolé, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le seul changement qui se produise dans votre entreprise. Qu’il s’agisse du passage du service informatique à un nouveau système ou du changement de cartes de crédit du service financier, beaucoup de choses peuvent avoir un impact sur votre programme de voyages, c’est pourquoi il est essentiel de considérer le projet de mise en œuvre à travers une perspective globale de l’entreprise. En comprenant ce qui se passe dans l’ensemble de l’entreprise et qui pourrait avoir un impact sur votre programme de voyage et sur le processus d’embarquement, vous pouvez travailler avec votre nouvelle agence pour planifier et éviter tout conflit potentiel avant qu’il ne se produise. 

3. Gérez le processus avec empathie

Il est facile de penser que ce processus de changements se concentre principalement sur les solutions techniques qui nécessitent une conception et une configuration. Mais ce n’est pas tout : guider l’ensemble de votre organisation à travers l’aspect humain du changement peut souvent être intimidant, stimulant et confrontant. Après tout, les changements que vous mettez en œuvre peuvent avoir un sens commercial, mais dans quelle mesure votre organisation est-elle prête à y faire face ? Un retour d’information continu de la part des employés vous permettra de gérer le processus avec empathie, tandis que le respect des principes de gestion efficace du changement vous aidera à contrer toute résistance interne au changement. 

4. Gardez à l’esprit vos objectifs de réussite

Même les plans les mieux conçus peuvent dérailler, en particulier lorsqu’il s’agit d’une mise en œuvre complexe et internationale. Ainsi, que vous ayez besoin que les bases de votre programme de voyages soient prêtes avant une date butoir difficile, ou que vous ayez la flexibilité nécessaire pour aborder et atténuer les points douloureux dès le départ, il est important d’avoir des objectifs de réussite clairement définis dès le début et de ne pas les perdre de vue dans les détails du projet. 

5. Rassemblez les bonnes personnes

L’intégration repose sur la contribution de plusieurs départements et parties prenantes, de l’informatique aux finances, en passant par les ressources humaines et la réservation de voyages pour les cadres. Les mises en œuvre les plus réussies ont un chef de projet au sein de l’organisation du client qui peut exploiter ces sources de connaissances dans l’ensemble de l’entreprise, donner un retour d’information et aider à faire avancer les changements. 

Toutefois, il ne s’agit pas d’une relation à sens unique : une bonne agence de voyages corporative vous guidera tout au long du processus et assumera une grande partie de la charge de travail d’intégration. Chez Laurier Du Vallon, nos équipes de mise en œuvre sont composées d’experts techniques et de coordonnateurs de projets qui travaillent en collaboration avec nos clients pour l’intégration de leur programme de voyages. Nos directrices du Service affaires sont responsables de la relation globale avec le client et agissent comme moteur des diverses activités de gestion du changement. 

6. Mettre en place les éléments de base

Ne prenez pas le risque de voir votre transition d’agence s’arrêter en raison d’un manque d’éléments de base dès le départ. Une mise en œuvre sans heurts dépend d’informations fiables et précises. Dès que votre processus de sélection de votre nouvelle agence de voyages corporative est finalisé, commencez à assembler les éléments ci-dessous pour les partager avec votre nouveau partenaire :    

• Données des profils des voyageurs – Comprenez bien comment fonctionnent vos données de profil et comment les transmettre à votre nouvelle agence 

• Modes de paiement – Connaissez les différents modes de paiement pour tous vos marchés et disposez d’un mode de paiement clairement défini pour vos voyages.
• Structure de l’entité juridique – Comprenez bien la structure de votre entité juridique et expliquez-la clairement à votre nouvelle agence; en simplifiant à l’excès une structure complexe, vous risquez d’aboutir à une solution finale qui ne convient pas. 

En mettant en place ces éléments de base et en aidant votre nouvelle agence à obtenir une vue d’ensemble de votre écosystème de réservation, il peut commencer à développer des solutions qui répondent aux besoins de votre entreprise en matière de voyages et à ses objectifs de réussite. 

Simplifier votre processus de changements avec Laurier Du Vallon 

Chez Laurier Du Vallon, nous adoptons une approche flexible, évolutive et personnalisable de la gestion du changement, conçue pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Notre cadre de travail est fondé sur l’obtention de résultats plutôt que sur des processus rigides. 

De l’analyse de vos besoins en matière d’engagement des parties prenantes, au suivi et à la mesure des critères d’adoption, nous combinons une méthodologie reconnue mondialement avec des éléments de communication et de messagerie des meilleures pratiques afin de créer une voie de changement convaincante et passionnante pour votre organisation.