5 éléments essentiels de l'analyse de votre programme de voyages

L’analyse intelligente et révélatrice de votre programme de voyages n’a jamais été aussi importante pour le succès de celui-ci. L’analyse intelligente des dépenses liées aux voyages ne démontre pas que des données justifiables pour des changements progressifs de votre programme, mais vous donne aussi une vision globale des décisions à prendre afin de déterminer s’il doit être modifié à la suite de la pandémie.

Une analyse judicieuse des données faite par nos analystes aide à atténuer les problématiques courantes liées aux déplacements des voyageurs, la gestion des risques liés aux voyages, la capacité de démonter votre retour sur investissement et les fuites de données.

Mais quelles sont les caractéristiques d’une excellente analyse de données et comment votre entreprise peut améliorer son programme-voyage sur le long terme?

1. Données en temps réel

L’accès à des données sur les voyages de votre entreprise en temps réel est vital, particulièrement pour les entreprises ayant des employés se déplaçant à des destinations éloignées ou à haut risque.

Lorsqu’il vient le temps de choisir une agence de voyages dédiée, il est nécessaire de discuter de l’analyse des données afin de vous assurer qu’elle utilise des outils pouvant vous fournir des données en temps réel.  Plusieurs agences utilisent des données basées sur le mois précédent.

Le manque d’accès à des données en temps réel fait en sorte que vous vous basez sur des données de nature rétroactives pour gérer d’éventuels problèmes de réservations, de politique ou de paiements.  Les données en temps réel sont importantes afin de connaître l’emplacement vos employés et de pouvoir contacter l’équipe d’urgence en cas de situation problématique, ou de pouvoir suivre les dépenses et veiller au respect du budget établi

2.  Analyse comparative (benchmarking)

Faire une analyse comparative de votre programme de voyages avec d’autres entreprises du même secteur d’activités ou avec d’autres programmes de voyages similaires est une approche constructive pour créer des économies à long terme.

Il est crucial de fournir à votre agence de voyages dédiée suffisamment de données pour qu’elle soit en mesure de fournir des rapports sur vos économies et s’assurer que vous recevez les rabais les plus compétitifs des fournisseurs; toujours en vous comparant avec des entreprises de même taille que la vôtre.

Avoir une analyse comparative générale de toutes les données exploitables vous aiguillera à savoir avec quel fournisseur vous devriez négocier de façon plus stratégique et à quel type de rabais votre compagnie pourrait être admissible.

3. Exactitude des données

Afin de prendre des décisions éclairées, des données précises seront nécessaires.

Si la justesse de vos données est présentement un point négatif de votre processus de voyage, vous devez avoir une conversation avec votre agence de voyages dédiée pour vérifier si leur outil de rapport vous apporte une image claire et précise sur vos activités et vos achats.   N’oubliez pas que ces rapports ont pour but premier d’être analysés, il est tout à fait possible que les données soient corrompues à n’importe quel moment de ce processus, et souvent même avant que le tout arrive entre les mains de votre agence dédiée.  Pour avoir des rapports exacts, le tout repose sur une solide gestion des données.

4. Analyse stratégique des données

Les rapports de gestion incluant des feuilles de calculs et tableau de bord remplis de données sont inutiles s’ils ne sont pas accompagnés d’analyses et d’interprétations précises et révélatrices.   C’est ce que vous et votre agence de voyages dédiée faites avec ces données qui est important.  Est-ce que l’interprétation de ces données aide votre entreprise à cibler quel département ou quels employés ne respectent pas les politiques établies ?  Est-ce que ces données sont utilisées par votre département des achats pour développer et améliorer votre plan d’affaires ?  Ou pour déterminer quels seront les impacts de ces changements sur votre entreprise ?

Les rapports de gestion peuvent être adaptés selon les utilisateurs ou être présentés de façon à ce que l’emphase soit mise sur les priorités de votre programme de voyages.  Le tout a pour but de vous aider à faire des présentations ciblées selon votre auditoire.

Les analyses d’experts ont pour but de mettre en lumière votre retour sur l’investissement. Une exactitude dans les rapports et l’analyse de ceux-ci vont mettre en évidence divers aspects tels que vos contrats avec les fournisseurs, frais de gestion et de changement ou encore de vos frais additionnels (sélections de sièges, etc.) pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur les points forts de votre programme et sur ce qui devrait être retravaillé.

5. Réconciliation de rapports

Les fuites de données sont préoccupantes pour de nombreux services d’approvisionnement. Le fait de n’avoir qu’un seul rapport consolidé provenant de votre agence de voyages dédiée vous met dans une meilleure position pour cibler les réservations, les fournisseurs et les diverses fuites, car tout est centralisé sur un seul et même rapport.  Ces rapports consolidés vous offrent une meilleure vue d’ensemble des économies manquées, la provenance des fuites et de quel département ou de quels employés ont besoin de support à ce niveau.

De plus, les fuites peuvent compromettre la sécurité de votre organisation.  Sans surprise, la COVID-19 a malheureusement complètement changé l’industrie du tourisme, a redéfini notre façon de voyager, et a apporté les risques de voyage encourus à un tout autre niveau.   Une visibilité complète sur l’emplacement de vos voyageurs permet d’agir rapidement lors d’une situation d’urgence, un élément essentiel à tout programme de voyages d’affaires.