Les vêtements à prévoir
Le confort pendant le déplacement
Pour un vol ou un trajet en train, il est préférable d’opter pour des vêtements souples et respirants plutôt que pour une tenue très formelle. Un pantalon confortable, des chaussures faciles à retirer lors des contrôles de sécurité et un vêtement chaud pour contrer la climatisation des aéroports ou des avions peuvent faire toute la différence lors d’un long trajet.
Les tenues professionnelles
Les vêtements de travail constituent le cœur de la valise: veston, chemises, pantalons, jupes ou robes, selon le contexte des rencontres et le code vestimentaire de l’entreprise visitée. Il est recommandé de prévoir une tenue supplémentaire en cas de prolongation du séjour, d’imprévu ou d’ajout à l’horaire. N’oubliez pas les sous-vêtements, les bas, une ceinture, un vêtement de nuit ainsi qu’un manteau imperméable léger et facile à ranger.
Les chaussures
Deux paires suffisent généralement: une paire élégante pour les rencontres professionnelles et une paire confortable pour les déplacements, les longues journées debout ou une séance d’entraînement à l’hôtel.
Les produits de santé et d’hygiène
Santé
Les médicaments sur ordonnance devraient toujours voyager dans leur emballage d’origine, particulièrement lors d’un déplacement à l’international où les autorités douanières peuvent exiger de les identifier clairement.
Il est également recommandé de conserver les médicaments, ainsi que tout article essentiel, dans le bagage cabine. En cas d’escale ou de retard de bagages, cette précaution permet de demeurer autonome jusqu’à la récupération des effets personnels. Le bagage cabine devrait aussi contenir un changement de vêtements, les articles de première nécessité, les appareils électroniques essentiels et les documents importants.
Les personnes qui portent des lunettes ou des lentilles de contact gagneront à prévoir une paire de rechange ainsi que la solution nécessaire à leur entretien.
Hygiène
Une trousse de toilette complète devrait comprendre les essentiels du quotidien:
- Brosse à dents;
- Dentifrice en format voyage;
- Brosse à cheveux;
- Déodorant et parfum;
- Nécessaire de rasage.
Bien que de nombreux hôtels fournissent du shampoing et du revitalisant, il est recommandé d’apporter quelques produits adaptés à vos besoins personnels, notamment une crème hydratante et un écran solaire. Ces indispensables contribuent à protéger votre peau des effets du climat, de la climatisation et de l’exposition au soleil, particulièrement lors de séjours prolongés ou de déplacements fréquents.
Enfin, n’oubliez pas de glisser dans vos bagages une mini-trousse de premiers soins contenant quelques pansements, des analgésiques et tout médicament d’usage courant. Cette simple précaution peut s’avérer fort utile pour faire face aux petits imprévus en cours de voyage.
Les appareils électroniques et accessoires technologiques
Un casque d’écoute, idéalement à réduction de bruit, contribue grandement au confort pendant les déplacements.
L’ordinateur portable, la tablette (au besoin) et le téléphone cellulaire devraient être accompagnés de leurs chargeurs respectifs. Une souris d’ordinateur peut aussi améliorer considérablement le confort de travail en déplacement.
Une batterie externe est particulièrement pratique pendant les longues journées de voyage ou entre deux réunions. Une clé USB contenant les documents importants représente également une précaution judicieuse. Pour les voyages internationaux, un adaptateur universel est souvent indispensable.
Avant le départ, il est également recommandé de vérifier les frais d’itinérance de son forfait mobile ou d’évaluer la pertinence d’une carte eSIM locale.
Le matériel de travail et les documents
Un sac à dos ou un porte-documents adapté à la taille de l’ordinateur portable facilite les déplacements.
Une copie numérique et au besoin, papier des documents importants, comme l’itinéraire, les réservations, les confirmations et les contrats, permet de voyager avec une plus grande tranquillité d’esprit.
Les documents de voyage à ne pas oublier
Pour les voyages internationaux, un passeport valide demeure indispensable. Puisque plusieurs pays exigent une validité minimale de six mois après la date d’entrée, une vérification avant le départ est essentielle.
Selon votre destination, un visa pourrait également être requis; vous pouvez vérifier les exigences d’entrée à l’aide de l’outil Sherpa. Il est recommandé d’avoir facilement accès à:
- La preuve d’assurance voyage;
- La carte d’embarquement;
- Une carte de crédit;
- Un montant d’argent comptant dans la devise locale;
- Le permis de conduire, si une location de véhicule est prévue. Vérifiez également si un permis de conduire international est requis à destination, puisque les exigences varient d’un pays à l’autre.
Les produits de soins personnels additionnels
Selon les habitudes de chacun, la trousse personnelle peut inclure:
- Un fer à lisser ou à friser;
- Du maquillage et son démaquillant;
- Des bas de nylon ou collants;
- Les produits d’hygiène personnelle habituels (coupe ongle, pince à épiler);
- Une pochette à bijoux;
- Un petit défroisseur à vêtements pour conserver une apparence soignée.
Les conseils de nos conseillèr·es en voyages
Pour un trajet plus confortable, pensez à apporter un oreiller de voyage. Ce simple accessoire peut grandement améliorer votre expérience, surtout lors des vols de longue durée. Avant le départ, prenez également le temps de vérifier les limites de poids et les dimensions autorisées pour vos bagages, car celles-ci varient d’un transporteur aérien à l’autre.
Enfin, conservez une copie numérique de vos documents importants (passeport, billets, assurances, réservations, etc.) dans un espace infonuagique sécurisé. Cette précaution peut s’avérer très utile en cas de perte ou de vol et vous aider à régler une situation imprévue plus rapidement.
Foire aux questions
Combien de temps avant le départ faut-il préparer sa valise?
L’idéal est de commencer les préparatifs deux ou trois jours avant le départ afin de vérifier les documents requis, de compléter les achats de dernière minute et de confirmer les exigences du transporteur.
Est-il possible de voyager uniquement avec un bagage à main pour un voyage d’affaires?
Oui. Pour un déplacement de trois ou quatre jours, un bagage à main bien organisé est souvent suffisant, à condition de privilégier des vêtements polyvalents et des formats voyage pour les produits liquides.
Que faire si un bagage est retardé ou perdu?
Il est recommandé de conserver dans le bagage cabine les médicaments, les documents importants, les appareils électroniques essentiels et au moins un changement de vêtements. Cette précaution permet de poursuivre ses activités normalement en attendant la récupération des bagages.
Pourquoi faire appel à un service de gestion des voyages d’affaires?
La réussite d’un voyage d’affaires ne dépend pas uniquement de la préparation de la valise. Retards de vols, changements d’itinéraire, annulations, réservations à modifier ou contraintes de dernière minute font partie des situations auxquelles les voyageur·euses d’affaires peuvent être confrontés.
Faire appel à un service de gestion des voyages d’affaires permet de bénéficier d’un accompagnement personnalisé avant, pendant et après le déplacement. La prise en charge des réservations, le suivi des changements ainsi que l’assistance en cas d’imprévu contribuent à réduire le stress lié à l’organisation du voyage et à maximiser le temps consacré aux activités professionnelles.
Cette expertise facilite également la coordination de déplacements plus complexes et offre une plus grande tranquillité d’esprit aux voyageur·euses comme aux entreprises.
Vous planifiez des déplacements professionnels? Contactez l’équipe Services Affaires de Laurier Du Vallon vous accompagne dans la gestion de vos voyages d’affaires!
